Muchos empleamos Dropbox para compartir archivos, ¿pero qué podemos hacer si lo que queremos es recibirlos?
Yo utilizo a menudo Dropbox para compartir mis archivos, tanto profesionales como personales. La posibilidad de enviar por correo un enlace de descarga directa a un cliente o amigo resulta muy interesante y cómodo para el receptor pues no requiere de programas ftp ni enrevesadas instrucciones; envías el enlace por correo y él hace un clic, ya está.
¿Pero que pasa si lo que nos interesa es recibir unos archivos necesarios para un proyecto o simplemente unas fotos familiares? ... ¿y si la otra persona no utiliza, no sabe o no le interesa saber lo que es Dropbox? ... ¿como podemos recibir archivos en nuestro Dropbox?
Hasta que la propia Dropbox se decida a implementar directamente esta funcionalidad entre sus prestaciones, deberemos encontrar soluciones de terceros mejor o peor adaptadas a nuestras necesidades, en mi caso un profesional independiente con bastante vida familiar. ;-)
No obstante la respuesta simple y rápida es que sí, y además de una forma bastante cómoda por cierto.
Es cierto que existen diferentes opciones para ello pero yo me voy a centrar en JotForm pues me permite crear un formulario personalizado en mi web desde el cual mis clientes enviarán sus archivos directamente a mi Dropbox. Es más, voy a hacerlo sin tener que recurrir a ninguna de las opciones de pago, lo haré totalmente gratis!
El hecho de usar un formulario web obedece simplemente a poder recabar algunos datos sobre los archivos y su propietario pues el directorio que voy a utilizar para recibir dichos archivos es público y me interesa mantener un mínimo orden dentro de él. Imaginaos si cada uno de vuestros amigos decide enviaros sus fotos de boda y todas ellas se juntan en vuestro Dropbox. Un formulario previo nos permitirá recoger su nombre y otros datos si así lo queremos para luego con ellos "ordenar" sus archivos en nuestro Dropbox. ¿La idea es simple no?
Comenzando con JotForm. ¿Qué es y para que lo utilizaremos?
JotForm es un servicio online para la creación de formularios web. Con él podremos crear fácilmente diferentes tipos de formularios con los que recabar información a los visitantes de nuestra web con un mínimo de conocimientos sobre formularios, además con las numerosas opciones de exportación que nos propone, podremos colocar su código en nuestra web o utilizar la propia página web que JotForm nos crea automáticamente.
Pagina principal de JotForm
No obstante la utilidad que ahora nos interesa es su faceta como aplicación integrada con Dropbox, y es que deberemos autorizar a JotForm para poder dejar archivos en una carpeta específica de nuestro Dropbox. Aquí radica su utilidad de cara a recibir archivos ya que permitirá que cualquier interesado pueda enviarnos sus archivos desde nuestro formulario de una forma rápida y sencilla.
Ventana del proceso a seguir con un formulario JotForm/DropboxPara empezar deberemos visitar la web de JotForm y registrarnos aunque no es imprescindible. Dicho registro es gratuito y nos permitirá acceder más cómodamente a nuestros diferentes formularios si es que tenemos la idea de hacer más de uno. Allí indicaremos que deseamos crear un formulario Dropbox y con un sencillo esquema JotForm nos irá enseñando en una línea de tiempo los diferentes pasos que iremos realizando.
En el primer paso Jotform nos pedirá autorización para conectar con nuestro Dropbox. Este proceso nos llevará momentáneamente a la web de Dropbox en la cual se nos pedirá hacer login y tras ello autorizar a la aplicación en cuestión.
El funcionamiento que nos propone JotForm es que a partir de ese mismo momento, en nuestro Dropbox se creará una carpeta con el nombre de JotForm, siendo allí donde encontraremos los archivos que recibamos lo cual ya es un primer nivel de organización que será bien recibido por aquellas personas que planeen recibir numerosos archivos.
 Ventana de conexión con Dropbox |
 Solicitud de conexión con nuestra cuenta Dropbox |
Tras este paso la ventana que nos muestra el proceso seguido se habrá actualizado y se habrá creado automáticamente un formulario web que luego podremos editar.
 JotForm ha creado un formulario básico... |
 y nos propone unas opciones básicas para compartirlo. |
JotForm acaba de crear un formulario web básico para la recepción de archivos en nuestro Dropbox y nos propone dos formas de compartirlo además de permitirnos ver un previo del mismo:
• La primera "Your Form URL"; resulta adecuada para quien no quiera complicarse personalizando el formulario o no disponga de una web propia en la que colocarlo. Con enviar al interesado un mail con la dirección web que se nos indica, nuestro amigo ya estará en disposición de dejarnos sus archivos.
• La segunda "Your Embed Code" es el código necesario para incluir el formulario en nuestra web.
Si pulsamos sobre "Preview Sample Form" veremos un previo de nuestro formulario.
Si pulsamos sobre "next" pasaremos a la ventana en donde podremos dar por terminado el proceso o lanzar el editor de formularios y empezar a personalizarlo a nuestro gusto.
 Vista previa de formulario creado |
 Podemos probarlo y obtener la confirmación del envío |
 Vista de la carpeta JotForm creada en nuestro Dropbox |
 Archivos agrupados por formulario |
Ventana final del proceso desde donde podemos lanzar el editor
Personalizando nuestro formulario JotForm
Vista general del editor de formulariosNo penséis que cuando hablo de "personalización" únicamente me refiero a poner los botones aquí o allá, añadir campos y otras funciones ya que también podemos configurar otros aspectos muy importantes de nuestro formulario y por tanto podría sernos muy útil leer hasta esta entrada el final.
En un primer vistazo el editor del formulario resulta bastante completo y tan apenas requiere conocimientos específicos, la zona de herramientas se encuentra a la izquierda y en la barra superior encontraremos diferentes ajustes sobre el elemento seleccionado en ese momento; con un poco de intuición podremos configurar nuevos campos, listas desplegables, añadir botones, cambiar colores, añadir logos y muchas cosas más... pero esto aún siendo muy interesante, no resulta imprescindible para nuestro formulario Dropbox que ya es funcional en un 100%
Otros detalles que complementarán nuestro formulario
• Notificaciones por email: así cada vez que alguien rellene nuestro formulario y lo envíe, JotForm nos enviará un correo de aviso a la cuenta de correo elegida. Sin duda una opción muy interesante sobre todo para tareas profesionales.
• Denominación de la carpeta de destino en Dropbox: ya he comentado que JotForm crea automáticamente una carpeta en nuestro Dropbox pero dejar que los archivos se reciban allí sin control puede ser un caos, desde esta opción podemos elegir el campo de nuestro formulario con el cual se dará nombre a la subcarpeta que contendrá los archivos recibidos por cada formulario. Así si varios clientes o amigos nos dejan sus archivos, estos se ordenarán automáticamente por el campo del formulario denominado "Nombre" o "Cliente" por ejemplo.
• Página de agradecimiento: no cuesta nada ser educados y aquí podemos configurar un mensaje de agradecimiento o incluso mostrar al visitante otra página de nuestra web.
• Opciones ampliadas de integración del formulario web: si enviar un correo con la dirección de nuestro formulario o integrarlo en nuestra propia web no os parecen suficientes opciones, JotForm dispone de opciones más específicas que seguro se adaptan a vuestras necesidades.
• Opciones de integración de JotForm : JotForm también puede integrarse con otros servicios web además de Dropbox.
 Podemos configurar avisos por email |
 Definiendo el nombre de las subcarpetas |
 Eligiendo un sistema de agradecimientos |
 Opciones de integración del formulario ampliadas |
 Integración con otros servicios web |
Y para terminar, resumimos
Si os parece interesante la idea de poder recibir archivos en vuestro Dropbox y hasta que ellos mismos se decidan a implementar esta funcionalidad directamente, ésta puede ser una buena opción incluso si no disponéis de vuestra propia web.
Claro que existen soluciones más profesionales, como por ejemplo montar un servidor FTP. De hecho yo mismo lo tenía funcionando hasta hace cosa de unos meses, pero hay que reconocer que en la mayoría de los casos su puesta en marcha y mantenimiento requiere de una inversión que no siempre puede llegar a compensarnos.
En mi caso he retirado para otras tareas a mi veterano servidor FTP ahorrándome el tener que dejarlo encendido durante todo el día con el consumo eléctrico que implica y por que no, el ruido que hacen sus ventiladores y el calor que genera y eso que era un PowerMac G5 de lo más silencioso, también está el hecho de tener que pagar por una IP fija todos los meses (las soluciones sobre IP dinámica como OpenDNS no funcionan siempre al 100% y lo digo por experiencia) y lógicamente todas las horas necesarias para su configuración y mantenimiento para que luego muchos clientes no dispongan o no quieran manejar clientes FTP para sus transferencias.
No obstante para empresas que amortizan rápidamente estos gastos hay que reconocer que un servidor FTP proporciona mayores prestaciones debido a la mayor fiabilidad del protocolo FTP en transferencias voluminosas.
Por otro lado y volviendo al tema que nos ocupa, también existen otras aplicaciones web muy similares en funcionamiento y "a coste cero" pero esas ya os las dejo a vosotros, prefiero explicar una de la mejor forma que puedo que tres comentarios sin profundidad. Entre otras propuestas podéis encontrar: DROPitTOme, AirDropper...
Tal vez la primera de ellas, os resulte para algunos algo más interesante por la posibilidad de proteger el formulario con una contraseña aunque por contra su personalización es mucho más limitada.
Un saludo y disculpad el tochazo de entrada que me ha salido, es la primera de muchas confío. ;-)
